Làm thế nào để bàn giao công việc tại văn phòng

By | November 6, 2019

Khi bạn nghỉ việc ở công ty, bạn sẽ được người quản lý hoặc cấp trên yêu cầu bạn bàn giao công việc cho người kế nhiệm. Việc bàn giao một cách có tổ chức và chủ động sẽ giúp cho việc bàn giao công việc được suôn sẽ và bạn sẽ được đồng nghiệp và công ty đánh giá là chuyên nghiệp.

I. Tổ chức bàn giao công việc

1. Thảo luận về việc bàn giao công việc với người quản lý của bạn

Bạn nên bắt đầu bằng việc trao đổi trực tiếp với người quản lý để xác định chính xác xem ai sẽ là người bạn sẽ trực tiếp bàn giao, các công việc cụ thể bạn sẽ bàn giao. Tùy thuộc vào công việc của bạn và cách người quản lý muốn, bạn sẽ được yêu cầu bàn giao đầy đủ và hướng dẫn cụ thể cho người kế nhiệm. Ngoài ra, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần phải chuẩn bị một biên bản bàn giao chính thức.

làm thế nào bàn giao công việc tốt khi nghỉ việc

2. Vẽ một phác thảo ban đầu của tài liệu bàn giao của bạn

Khi bạn có được cụ thể các yêu cầu bạn giao việc từ cấp trên, bạn có thể bắt đầu bằng cách lên danh sách các tài liệu cần bàn giao. Điều này sẽ giúp bạn tự tổ chức và lập danh mục tất cả các nhiệm vụ và thông tin khác nhau mà bạn sẽ cần phải bàn giao trong giai đoạn chuyển giao. Tài liệu này nên bao gồm:

– Thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày, nhiệm vụ và ưu tiên của bạn.

– Một phác thảo về các công việc chính của bạn.

3. Giao tiếp với đồng nghiệp

Khi người kế nhiệm mới vào công ty và chuẩn bị nhận bàn giao công việc từ bạn, bạn nên cố gắng dành nhiều thời gian để nói chuyện với người mới về việc bàn giao và hỏi xem họ có bất kì khó khăn hay câu hỏi gì trong quá trình bàn giao cần bạn giải đáp hay không.

Đây cũng là cơ hội để đảm bảo mọi người biết bạn rời đi và khi nào. Hãy để đồng nghiệp của bạn biết về thời gian bàn giao, để họ có thể cân nhắc.

4. Viết một tài liệu bàn giao chính thức

Bước cuối cùng của việc chuẩn bị bàn giao của bạn là hoàn thành một biên bản bàn giao chính thức. Bạn nên cố gắng xây dựng và bao gồm tất cả các thông tin quan trọng. Hãy cố gắng hoàn thành và gửi cho người kế nhiệm của bạn ít nhất một vài ngày trước khi bắt đầu vào bàn giao chính thức. Nội dung sẽ thay đổi theo từng công việc, nhưng nó có thể bao gồm một số điều sau đây:

– Một danh sách và thời gian biểu của các hành động.

– Một cuộc họp ngắn về các vấn đề đang diễn ra.

– Lịch các sự kiện và thời hạn sắp tới.

– Mật khẩu và thông tin đăng nhập.

– Một danh sách các liên hệ quan trọng.

– Hướng dẫn truy cập các tập tin và thư mục trên hệ thống máy tính.

II. Quản lý thời gian bàn giao

1. Sắp xếp càng nhiều thời gian càng tốt

Khi người kế nhiệm bắt đầu làm việc tại văn phòng, bạn có thể làm việc và trao đổi để người mới có thể nhanh chóng thích nghi với công việc. Thời gian này sẽ khác nhau ở từng vị trí khác nhau, bạn sẽ sắp xếp thời gian có thể là vài ngày hoặc lâu hơn để giúp người mới nắm bắt công việc. Nói chung, bạn càng có nhiều thời gian để bàn giao đầy đủ, bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian trả lời thắc mắc sau khi đã nghỉ việc.

2. Bàn giao tài liệu cá nhân

Trong quá trình bàn giao, các hoạt động tốt nhất để đảm bảo tất cả các tài liệu quan trọng được bàn giao đúng và đầy đủ cho người kế nhiệm. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng những điều quan trọng nhất được giải quyết một cách thích hợp và các ưu tiên được đánh dấu rõ ràng. Bàn giao tài liệu trực tiếp có nghĩa là thông tin phức tạp có thể được thảo luận đầy đủ trước khi bạn rời đi.

– Cơ hội này để giải thích thông tin chính, và để người kế nhiệm của bạn hỏi bạn những câu hỏi trực tiếp là rất quan trọng để quá trình bàn giao có kết quả tốt đẹp.

3. Nỗ lực giúp đỡ

Nếu bạn đang ở trong văn phòng với người kế nhiệm, bạn nên luôn chú ý và chủ động. Hãy nỗ lực để xác định và giúp giải quyết bất kỳ vấn đề xảy ra. Người kế nhiệm mới vào công ty có thể sẽ hơi nhút nhát do chưa quen với môi trường mới và có thể họ sợ sẽ làm phiền bạn khi đặt câu hỏi. Hãy cho họ biết rằng bạn sẵn sàng giúp đỡ khi họ có bất cứ câu hỏi nào liên quan đến công việc.

4. Có một cuộc họp bàn giao cuối cùng

Điều cuối cùng cần làm trước khi bạn rời đi và hoàn thành việc bàn giao, là làm cuộc họp bàn giao đầy đủ với người kế nhiệm của bạn. Yêu cầu người kế nhiệm của bạn mang theo bất kỳ câu hỏi nổi bật nào họ có, và các ghi chú họ đã thực hiện. Cuộc họp này là một cơ hội tuyệt vời cho người mới để đảm bảo rằng họ hiểu vai trò và trách nhiệm của họ.

III. Suy nghĩ về phát triển dài hạn

1. Xây dựng được mối quan hệ tốt

Hãy thử nghĩ về việc bàn giao như một cơ hội để bạn thực sự góp phần mang đến cho ai đó cơ hội tốt nhất có thể để thành công. Bạn không chỉ cố gắng để thực hiện các nhiệm vụ và công việc, mà còn đang cố gắng giúp người kế nhiệm của bạn phát triển chuyên nghiệp và cấp trên đánh giá bạn là người chuyên nghiệp.

2. Đừng bỏ qua văn hóa làm việc tại công ty

Nếu bạn đang dành thời gian với người sẽ đảm nhận vị trí của mình, thì điều quan trọng là không chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật của công việc. Mỗi nơi có một môi trường làm việc và văn hóa độc đáo có thể khiến bạn sợ hãi hoặc bối rối cho người mới. Hãy chắc chắn dành một chút thời gian để cung cấp cho người mới về cách thức hoạt động của văn phòng.

– Hãy nỗ lực để đưa họ đo xung quanh văn phòng và giới thiệu họ với mọi người.

3. Cung cấp chi tiết liên lạc của bạn

Bạn có thể cung cấp cho nhân viên mới thông tin liên lạc của bạn. Bạn có thể nói rằng họ có thể liên lạc với bạn nếu có vấn đề lớn hoặc họ cần một chút hướng dẫn. Không phải ai cũng sẽ vui vẻ làm điều này, và nó có khả năng phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với chủ cũ.

– Đề nghị giúp đỡ sau khi bạn rời đi sẽ tạo ấn tượng tốt và giúp nâng cao danh tiếng của bạn.

Chúc bạn thành công